08-03-2017

Tien tips om je werk op tijd af te krijgen!

Het kan echt: je klussen op tijd afronden. We geven je tien tips hoe je dit voor elkaar bokst!

Raak je soms in paniek als je jouw to do lijstje aan het begin van de werkweek ziet? En loopt je mailbox steeds verder vol? Toch kun je door gestructureerd en planmatig te werken je klussen op tijd afkrijgen.

  1. Maak een to do lijst. Dit lijkt zo voor de hand te liggen, maar veel werknemers doen dit niet en worden zo geregeerd door de terreur van de mailbox. Zet eerst op een rij wat je vandaag echt af moet krijgen. Dat schept overzicht. En zo kun je ook niets vergeten.
  2. Stel prioriteiten. Er zijn grote en minder grote taken. Een handig hulpmiddel hierbij is het zogenoemde Eisenhower-schema. De voormalige generaal en president van de VS, Dwight Eisenhower, bedacht een prioriteitenmatrix waar op de ene as belangrijk – niet belangrijk staat en op de andere as urgent – niet urgent.

    A-taken zijn belangrijk en urgent. Die krijgen de hoogste prioriteit. B-taken zijn belangrijk, maar niet urgent. Die plan je in. C-taken zijn hoog-urgent, maar niet belangrijk: Probeer deze aan anderen over te dragen, zodat je je kunt richten op belangrijke taken. D-taken zijn niet belangrijk en niet urgent: Niet uitvoeren!
  3. Houd regie. Je weet hoe het in de praktijk gaat. Dan wil je aan die mega belangrijke taak beginnen, maar gaat de telefoon. Een collega of klant wil iets weten en voordat je het weet ben je met een hele andere, misschien wel veel minder belangrijke taak bezig. Houd dus regie en richt je je op die A-taak.
  4. Geen chaos op je bureau. Allerlei dossiers en mappen op je bureau zorgen alleen maar voor onrust. Geen chaos in je hoofd, maar zeker niet op je bureau. Dat geldt ook voor je bureaublad in je computer. Plaats niet allerlei documenten op je bureaublad, maar sla die geordend op in mapjes in je pc. Dat zorgt voor de broodnodige rust!
  5. Wees duidelijk naar je collega’s. Collegialiteit is een groot goed, maar in drukke tijden moet je wel aan de slag. Zeg dan ook tegen een collega die lekker komt kletsen aan je bureau: sorry, nu even niet. Dat schept helderheid en duidelijkheid.
  6. Probeer een rustige werkplek te vinden. Als je echt geconcentreerd moet werken kan een rustige kamer uitkomst bieden. Dat kan ook thuis zijn. Het Nieuwe Werken is immers in opkomst.
  7. Negeer je mailbox een tijdje. We krijgen de hele dag door mailtjes van collega’s, onze leidinggevende of klanten. Maar als je met een belangrijke taak bezig bent, moet je gewoon je mail even een paar uurtjes of zelfs een dagdeel niet checken. Als het dan zo belangrijk is, kunnen ze je ook bellen of langs lopen. Zo word je minder afgeleid en kun je lekker doorwerken.
  8. Wanneer presteer je het best? Iedereen zit weer anders in elkaar. De een is een ochtendmens, de ander zit ’s avonds het best in zijn vel. Dat geldt ook voor je werk. Misschien presteer je het meest in de ochtend of juist aan het eind van de dag. Kortom: denk na over je brainpower. Heb je veel baat bij!
  9. Hang tijd aan je taken. Bepaal per taak hoeveel tijd je ervoor nodig hebt. Daarmee voorkom je dat je te veel tijd in taken aan het begin gaat steken, waardoor je aan het eind in de problemen komt. Tel op hoeveel tijd je totaal nodig hebt en vergelijk dat met je beschikbare tijd.
  10. Voorkom stress. Stress op je werk is bijna onvermijdelijk, maar probeer er goed mee om te gaan. Hoe tegenstrijdig het ook lijkt: probeer vooral te ontspannen in een stresssituatie. Hierdoor kun je beter nadenken en voorkom je dat je in een opwelling gaat handelen. Om te kunnen ontspannen kun je je aandacht op je ademhaling richten. Adem rustig in en uit vanuit je buik. Neem af en toe even een time out. Buig negatieve gedachten om in positieve. Dus in plaats van: “Ik kan dit echt niet, het gaat me nooit lukken”, denk je: “Ik probeer het gewoon, eens kijken hoever ik kom, anders vraag ik iemand om me te helpen”. Tien tegen één dat het je dan lukt!

Bronnen: